Ulga badawczo-rozwojowa: sposób na obniżenie podatku w niemal każdej firmie

W realiach dzisiejszej gospodarki, rosnącej konkurencji, przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi potrzeby wdrażania innowacji. Większość firm nieustanie dąży do wprowadzenia na rynek nowego produktu lub usługi, bądź ich ulepszonej wersji. Modernizacji poddawane są procesy technologiczne, udoskonala się systemy organizacyjne, a firmy upatrują źródeł przewagi w kapitale ludzkim i zwiększaniu zasobów wiedzy. Choć przedsiębiorcy angażują coraz większe środki finansowe na te cele, nadal niewielu z nich zdaje sobie sprawę, że sporą część poniesionych wydatków można odzyskać w postaci zwrotu podatku. Tak w istocie działa ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R). Obejmuje większość podatników wprowadzających de facto jakiekolwiek innowacje w ramach przedsiębiorstwa. Wcale nie musi to być opracowanie przełomowego wynalazku czy nowatorskiej na skalę światową technologii.

Preferencja sprowadza się do odliczenia od dochodu podlegającego opodatkowaniu kwoty kosztów związanych z działalnością badawczo-rozwojową, tzw. kosztów kwalifikowanych. Mogą to być np. wydatki na nabycie nowego sprzętu, materiałów, czy wynagrodzenia pracowników. Oszczędność powstaje w wyniku odjęcia od podstawy opodatkowania wydatku, który został już wcześniej uwzględniony jako koszt uzyskania przychodu. Począwszy od 2022 roku ulga zyskała na atrakcyjności jeszcze bardziej, ponieważ próg odliczenia kosztów personalnych (obejmujących zarówno pensje wypłacane na podstawie umów o pracę, jak i wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło) został podniesiony do 200%. W uproszczeniu to tak, jakby z każdej wydanej złotówki generować trzy złote kosztu.

Kompletna ocena potencjału omawianej ulgi wymaga szczegółowego wyjaśnienia, jakie aktywności można uznać za działalność badawczo-rozwojową, jakie kategorie wydatków stanowią „koszty kwalifikowane” oraz w jakiej wysokości mogą one zostać odliczone.

Jak to już zostało zasygnalizowane na wstępie, termin ten odnosi się do szerokiego zakresu działań, których przejawy można zidentyfikować w niemal każdym przedsiębiorstwie. Zgodnie z definicją, funkcjonującą zarówno na gruncie przepisów ustawy o podatku PIT, jak i CIT, przez działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Definicja byłaby niekompletna bez sięgnięcia do przepisów ustawy z 20.07.2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w świetle których badaniami naukowymi są:

1. prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne (określna mianem „badań podstawowych”);
   
   
2. prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń (zwane „badaniami aplikacyjnymi”).

Z kolei prace rozwojowe obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Głębsza analiza przytoczonych wyżej definicji prowadzi do wniosku, że aby mówić o prowadzeniu działalności badawczo-rozwojowej, wykonywana aktywność musi być:

• twórcza: jej celem powinna być kreacja, zarówno dóbr materialnych (np. nowego produktu fizycznego) jak i niematerialnych (np. produktu cyfrowego);
  
  
• nastawiona na wdrożenie nowych produktów/usług/rozwiązań, przy czym bez znaczenie pozostaje stopień tej nowości;
  
  
• oparta na zwiększaniu zasobów wiedzy, co jednak nie wymaga prowadzenia kosztownych badań - liczy się już sam fakt gromadzenia i przetwarzania ogólnodostępnych informacji;
  
  
• systematyczna, tzn. mogą to być nawet incydentalne, jednorazowe projekty, ale realizowane według planu, w sposób metodyczny i uporządkowany.

Z ulgi B+R nie skorzystają podatnicy, którzy wprawdzie rozwijają firmę, wprowadzają zmiany w przedsiębiorstwie, ale mają one wyłącznie rutynowy, odtwórczy charakter. Wymagany jest pewien pierwiastek nowości i nieszablonowego podejścia. Trzeba natomiast podkreślić, że uprawnienie do odliczenie poniesionych w ramach prac B+R kosztów nie jest zależne od uzyskania oczekiwanego rezultatu. Wystarczy samo zainicjowanie projektu.

Odliczeniu podlegają ściśle określone kategorie wydatków.

 

• Wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizowany projekt badawczo-rozwojowy. Tyczy się to zarówno wynagrodzeń wynikających z zawartych umowy o pracę, jak i umów zlecenia, czy umów o dzieło.
  
  
• Nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z pracami B+R.
  
  
• Nabycie specjalistycznego sprzętu na potrzeby działalności B+R.
  
  
• Opłaty za korzystanie z aparatury naukowo-badawczej.
  
  
• Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych. wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R.
  
  
• Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze zakupione od jednostki naukowej.
  
  
• Koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.
  
  

Skorzystanie z ulgi badawczo-rozwojowej nie wymaga składania jakichkolwiek wniosków, jak ma to miejsce np. w przypadku ubiegania się o dofinansowanie z Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Ulga stosowana jest z mocy samego prawa. Innymi słowy, jej przyznanie nie następuje w drodze decyzji organu podatkowego. To sam podatnik dokonuje oceny, czy kwalifikuje się do skorzystania z ulgi i samodzielnie kalkuluje kwotę odliczenia. Rozliczenie następuje po zakończeniu roku podatkowego, w formie załącznika do zeznania PIT/CIT i sprowadza się do podania wielkości kosztów kwalifikowanych z podziałem na kategorie. W efekcie wykazywana jest nadpłata podatku, która podlega zwrotowi.    

Taki tryb rozliczenia może zniechęcać wielu przedsiębiorców do skorzystania z ulgi B+R z uwagi na spore prawdopodobieństwo prowadzenia przez urząd skarbowy czynności sprawdzających. Doświadczenie pokazuje jednak, że kontrole nie są zbyt wnikliwe. Kluczem do sukcesu jest przygotowanie obligatoryjnej ewidencji kosztów kwalifikowanych oraz udokumentowanie przebiegu realizowanych prac w taki sposób, aby nie budziło wątpliwości kontrolujących, że projekt miał nowatorski charakter.

Należy dodać, że w skomplikowanych przypadkach, gdy przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi czy określony wydatek podlega odliczeniu, albo czy prowadzone działania można uznać za prace badawcze lub rozwojowe przezorny podatnik powinien zabezpieczyć swoje interesy wnioskując o wydanie interpretacji w jego indywidualnej sprawie. 

Najważniejsze jest dopełnienie obowiązku wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w księgach rachunkowych (lub KPiR). Przepisy nie narzucają konkretnej formy i sposobu ów wyodrębnienia. Chodzi przede wszystkim o „wydzielenie” kosztów działalności badawczo-rozwojowej z całości wydatków. Dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji pomocniczej w formie arkusza kalkulacyjnego Excel, co wielokrotnie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (np. w interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB1-3.4010.463.2022.1.MBD z 12 sierpnia 2022 roku). Nie ma również znaczenia, w jakim czasie podatnik tego dokona, tzn. koszty kwalifikowane mogą być identyfikowane na bieżąco w trakcie trwania prac badawczo-rozwojowych lub jednorazowo na moment ich zakończenia.  

W kontekście ewentualnej kontroli podatkowej dobrą praktyką jest sporządzenie dokumentacji projektowej w sformalizowanej postaci. Warto opisać szczegółowo harmonogram prac, zdefiniować cel projektu i wskazać osiągnięte rezultaty. Taka dokumentacja może stanowić obiektywny dowód, że prace spełniały ustawowe kryteria działalności badawczo-rozwojowej.

Przedsiębiorcy osiągający zyski ze sprzedaży oprogramowania komputerowego, czy produktów chronionych wzorem przemysłowym lub patentem powinni rozważyć połączenie ulgi badawczo-rozwojowej z inną zachętą podatkową – IP Box. Począwszy od 2022 roku jest to dopuszczalne. IP Box pozwala na zastosowanie obniżonej 5% stawki opodatkowania wobec dochodów z komercjalizacji określonych praw własności intelektualnej, wytworzonych lub rozwiniętych przez podatnika w ramach działalności badawczo-rozwojowej. Są to zatem rozwiązania komplementarne wobec siebie.