Z początkiem 2019 roku do polskiego systemu podatkowego wprowadzono ulgę IP Box, nazywaną równie często ulgą IT Box. Ten żartobliwy przydomek zyskała sobie ze względu na fakt, iż cieszy się zainteresowaniem głównie wśród programistów. Od czasu wejścia w życie przepisów statuujących ulgę zdążyło już powstać wiele mitów na jej temat, a w dyskusjach branżowych wciąż przewija się pytanie, czy samozatrudniony programista może skorzystać z IP Box. Przyjrzyjmy się jeszcze raz tej preferencji podatkowej i bogatsi o kilkuletnie doświadczenia, rozłóżmy IP Box na czynniki pierwsze.
Z początkiem 2019 roku do polskiego systemu podatkowego wprowadzono ulgę IP Box, nazywaną równie często ulgą IT Box. Ten żartobliwy przydomek zyskała sobie ze względu na fakt, iż cieszy się zainteresowaniem głównie wśród programistów. Od czasu wejścia w życie przepisów statuujących ulgę zdążyło już powstać wiele mitów na jej temat, a w dyskusjach branżowych wciąż przewija się pytanie, czy samozatrudniony programista może skorzystać z IP Box. Przyjrzyjmy się jeszcze raz tej preferencji podatkowej i bogatsi o kilkuletnie doświadczenia, rozłóżmy IP Box na czynniki pierwsze.
Co to jest IP Box?
IP Box jest ulgą podatkową, czyli wynikającą z przepisów prawa preferencją pozwalającą zapłacić niższy podatek. Celem przyświecającym prawodawcy było zmotywowanie przedsiębiorców do podejmowania prac nad szeroko rozumianymi innowacjami. Dzięki uldze IP Box przedsiębiorcy prowadzący działalność badawczo-rozwojową i wytwarzający w ramach tej działalności określone dobra niematerialne – kwalifikowane prawa własności intelektualnej (kwalifikowane IP), mogą opodatkować dochody uzyskane z tych praw 5-proc. stawką. Wśród kwalifikowanych praw wymieniono autorskie prawo do programu komputerowego. Ponieważ prawo autorskie powstaje bez konieczności dokonywania jakichkolwiek formalności rejestracyjnych, a pojęcie „programu komputerowego” nie zostało ujęte w sztywne ramy definicyjne, IP Box stał się metodą zminimalizowania obciążeń podatkowych dla szerokiej grupy przedsiębiorców z branży IT.
Wątpliwości powstają jednak po stronie podwykonawców/kontraktorów b2b, którzy zwykle nie wytwarzają samodzielnie programu komputerowego w rozumieniu potocznym. Nie osiągają zysku ze sprzedaży skompilowanej, gotowej do użytku aplikacji, a jedynie pracują w ramach wieloosobowego zespołu nad budową, czy ulepszeniem produktu, przesyłając do repozytorium kolejne partie kodu źródłowego. Problemów interpretacyjnych dostarcza również pojęcie działalności badawczo-rozwojowej, której prowadzenie przez wielu uważane jest za wymóg niemożliwy do spełnienia przez „szeregowego” programistę. Przeanalizujmy zatem po kolei warunki skorzystania z IP Box i rozwiejmy wszelkie wątpliwości.
Co to jest IP Box?
IP Box jest ulgą podatkową, czyli wynikającą z przepisów prawa preferencją pozwalającą zapłacić niższy podatek. Celem przyświecającym prawodawcy było zmotywowanie przedsiębiorców do podejmowania prac nad szeroko rozumianymi innowacjami. Dzięki uldze IP Box przedsiębiorcy prowadzący działalność badawczo-rozwojową i wytwarzający w ramach tej działalności określone dobra niematerialne – kwalifikowane prawa własności intelektualnej (kwalifikowane IP), mogą opodatkować dochody uzyskane z tych praw 5-proc. stawką. Wśród kwalifikowanych praw wymieniono autorskie prawo do programu komputerowego. Ponieważ prawo autorskie powstaje bez konieczności dokonywania jakichkolwiek formalności rejestracyjnych, a pojęcie „programu komputerowego” nie zostało ujęte w sztywne ramy definicyjne, IP Box stał się metodą zminimalizowania obciążeń podatkowych dla szerokiej grupy przedsiębiorców z branży IT.
Wątpliwości powstają jednak po stronie podwykonawców/kontraktorów b2b, którzy zwykle nie wytwarzają samodzielnie programu komputerowego w rozumieniu potocznym. Nie osiągają zysku ze sprzedaży skompilowanej, gotowej do użytku aplikacji, a jedynie pracują w ramach wieloosobowego zespołu nad budową, czy ulepszeniem produktu, przesyłając do repozytorium kolejne partie kodu źródłowego. Problemów interpretacyjnych dostarcza również pojęcie działalności badawczo-rozwojowej, której prowadzenie przez wielu uważane jest za wymóg niemożliwy do spełnienia przez „szeregowego” programistę. Przeanalizujmy zatem po kolei warunki skorzystania z IP Box i rozwiejmy wszelkie wątpliwości.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z IP Box?
1. Własna działalność gospodarcza i właściwa forma opodatkowania.
Preferencyjną stawką opodatkowania mogą być objęte tylko dochody, na które składa się wynagrodzenie otrzymane z umowy wykonywanej jako przedsiębiorca. Ulgę mają prawo wykazać jedynie programiści opodatkowani w danym roku na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowej stawki 19%). Każdy przedsiębiorca, o ile spełnia ten warunek i następne może rozliczyć ulgę IP Box za poprzednie lata, począwszy od zeznania za rok 2019 – dokonując jego korekty.
1. Własna działalność gospodarcza i właściwa forma opodatkowania.
Preferencyjną stawką opodatkowania mogą być objęte tylko dochody, na które składa się wynagrodzenie otrzymane z umowy wykonywanej jako przedsiębiorca. Ulgę mają prawo wykazać jedynie programiści opodatkowani w danym roku na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowej stawki 19%). Każdy przedsiębiorca, o ile spełnia ten warunek i następne może rozliczyć ulgę IP Box za poprzednie lata, począwszy od zeznania za rok 2019 – dokonując jego korekty.
2. Działalność badawczo-rozwojowa (B+R)
Mówiąc o IP Box, zwykle największy nacisk kładzie się na wymóg wytworzenia (bądź rozwinięcia lub ulepszenia) kwalifikowanego IP w toku działalności obejmującej badania naukowe lub prace rozwojowe. Zauważmy, że nie jest wymagane prowadzenie prac rozwojowych i badań naukowych jednocześnie, na co wyraźnie wskazuje użycie w redakcji przepisu spójnika „lub”. Z ulgi może skorzystać podatnik podejmujący taką aktywność, którą można uznać wyłącznie za prace rozwojowe. Definicje obu terminów zawiera ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w świetle której prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Jak natomiast wynika z przepisów podatkowych, aby warunek prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej został spełniony, prace rozwojowe powinny odznaczać się twórczym charakterem i być podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Twórczość należy rozumieć jako kreację czegoś niepowtarzalnego, nowego. Stopień nowości pozostaje jednak bez znaczenia.
Można zatem bronić tezy, że większość programistów prowadzi w jakimś stopniu prace rozwojowe, co wynika ze specyfiki tej profesji. Zawodowy programista musi nadążać za nowymi technologiami, systematycznie dokształcać się. Przełożenie zdobytej wiedzy na projektowanie i tworzenie określonych dóbr niematerialnych w postaci kodu (twórczy charakter prac) jest oczywiste. W kontekście zastosowania ulgi IP Box pozostaje jedynie wykluczyć czynności o charakter odtwórczym, rutynowym, oparte na szablonowych rozwiązaniach.
2. Działalność badawczo-rozwojowa (B+R)
Mówiąc o IP Box, zwykle największy nacisk kładzie się na wymóg wytworzenia (bądź rozwinięcia lub ulepszenia) kwalifikowanego IP w toku działalności obejmującej badania naukowe lub prace rozwojowe. Zauważmy, że nie jest wymagane prowadzenie prac rozwojowych i badań naukowych jednocześnie, na co wyraźnie wskazuje użycie w redakcji przepisu spójnika „lub”. Z ulgi może skorzystać podatnik podejmujący taką aktywność, którą można uznać wyłącznie za prace rozwojowe. Definicje obu terminów zawiera ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w świetle której prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Jak natomiast wynika z przepisów podatkowych, aby warunek prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej został spełniony, prace rozwojowe powinny odznaczać się twórczym charakterem i być podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Twórczość należy rozumieć jako kreację czegoś niepowtarzalnego, nowego. Stopień nowości pozostaje jednak bez znaczenia.
Można zatem bronić tezy, że większość programistów prowadzi w jakimś stopniu prace rozwojowe, co wynika ze specyfiki tej profesji. Zawodowy programista musi nadążać za nowymi technologiami, systematycznie dokształcać się. Przełożenie zdobytej wiedzy na projektowanie i tworzenie określonych dóbr niematerialnych w postaci kodu (twórczy charakter prac) jest oczywiste. W kontekście zastosowania ulgi IP Box pozostaje jedynie wykluczyć czynności o charakter odtwórczym, rutynowym, oparte na szablonowych rozwiązaniach.
3. Dochód z (własnego) kwalifikowanego IP
W objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów z 15 lipca 2019 dot. IP Box wskazano, iż brak ustawowej definicji pojęcia „program komputerowy” oraz brak precyzyjnego określenia zakresu „autorskiego prawa do programu komputerowego” sprawia, że konieczne jest odniesienie się do pozaustawowych źródeł interpretacji tego pojęcia. Zgodnie z literaturą specjalistyczną, pojęcie „program” oznacza zapisany przy pomocy wybranego języka programowania algorytm rozwiązania określonego zadania. Zatem program komputerowy to w szczególności zestaw instrukcji przeznaczonych do wykonywania bezpośrednio lub pośrednio w komputerze czynności w celu osiągnięcia określonego rezultatu. W konsekwencji, nawet tylko pewne fragmenty kodu źródłowego składającego się na rozbudowane aplikacje, wytwarzane według zwinnych metodyk można uznać za program komputerowy. Liczy się fakt rozwiązania postawionego problemu i zapisanie algorytmu w języku programowania.
Przedsiębiorcy, jako twórcy oprogramowania, przysługują zarówno autorskie prawa osobiste, jak i autorskie prawa majątkowe. Jest zatem pierwotnym właścicielem tych praw, niezależnie od wynikającego np. z zawartej umowy zobowiązania do przeniesienia autorskich praw majątkowych na zleceniodawcę. Tym samym, nawet programista współpracujący z jednym podmiotem gospodarczym na podstawie typowego kontraktu b2b i wykonujący swoje obowiązki w ramach wieloosobowego zespołu projektowego może spełnić warunki skorzystania z ulgi IP Box. Należy pamiętać, że preferencji IP Box podlega tylko ta część wynagrodzenia, którą kontrahent wypłaca jako honorarium autorskie.
3. Dochód z (własnego) kwalifikowanego IP
W objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów z 15 lipca 2019 dot. IP Box wskazano, iż brak ustawowej definicji pojęcia „program komputerowy” oraz brak precyzyjnego określenia zakresu „autorskiego prawa do programu komputerowego” sprawia, że konieczne jest odniesienie się do pozaustawowych źródeł interpretacji tego pojęcia. Zgodnie z literaturą specjalistyczną, pojęcie „program” oznacza zapisany przy pomocy wybranego języka programowania algorytm rozwiązania określonego zadania. Zatem program komputerowy to w szczególności zestaw instrukcji przeznaczonych do wykonywania bezpośrednio lub pośrednio w komputerze czynności w celu osiągnięcia określonego rezultatu. W konsekwencji, nawet tylko pewne fragmenty kodu źródłowego składającego się na rozbudowane aplikacje, wytwarzane według zwinnych metodyk można uznać za program komputerowy. Liczy się fakt rozwiązania postawionego problemu i zapisanie algorytmu w języku programowania.
Przedsiębiorcy, jako twórcy oprogramowania, przysługują zarówno autorskie prawa osobiste, jak i autorskie prawa majątkowe. Jest zatem pierwotnym właścicielem tych praw, niezależnie od wynikającego np. z zawartej umowy zobowiązania do przeniesienia autorskich praw majątkowych na zleceniodawcę. Tym samym, nawet programista współpracujący z jednym podmiotem gospodarczym na podstawie typowego kontraktu b2b i wykonujący swoje obowiązki w ramach wieloosobowego zespołu projektowego może spełnić warunki skorzystania z ulgi IP Box. Należy pamiętać, że preferencji IP Box podlega tylko ta część wynagrodzenia, którą kontrahent wypłaca jako honorarium autorskie.
4. Odrębna ewidencja
Na podstawie prowadzonej odrębnie od KPiR ewidencji, podatnik przypisuje odpowiednio do generowanych przez kwalifikowane IP przychodów koszty ich uzyskania i z wykorzystaniem tzw. wskaźnika nexus ustala finalnie wielkość dochodu podlegającą opodatkowaniu 5-proc. stawką. Co ważne, ulga rozliczana jest dopiero w zeznaniu rocznym. W ten sposób przedsiębiorca wykazuje nadpłatę, która podlega zwrotowi lub na jego wniosek zostaje zaliczona na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
Chociaż przepisy nie określają żadnego wzoru ewidencji IP Box, to można z nich w sposób jednoznaczny wyinterpretować, z jakich elementów powinna się składać. Ewidencja musi zawierać:
- zestawienie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
- wykaz kosztów wskaźnika nexus, co w przypadku samozatrudnionych programistów obejmuje wydatki poniesione na prowadzoną działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym IP.
Rejestr ww. wielkości opracowany np. w formie arkusza kalkulacyjnego excel pozwoli obliczyć tzw. kwalifikowany dochód z kwalifikowanego IP. Tylko ów „kwalifikowana” wartość opodatkowana jest preferencyjną stawką. Oblicza się ją jako iloczyn dochodu z kwalifikowanego IP i wskaźnika nexus.
Zaakcentować należy, że perspektywie ewentualnych czynności sprawdzających prowadzonych przez urząd skarbowy, weryfikacji będą podlegać zadeklarowane w ewidencji IP Box kwoty, a zwłaszcza wartości przychodów z kwalifikowanych IP. Może to dostarczać pewnych problemów, ponieważ typowe kontrakty b2b najczęściej nie rozróżniają wynagrodzenia na honorarium za przeniesienie praw autorskich do wytworzonego oprogramowania oraz pozostałe wynagrodzenie (za czynności o charakterze nietwórczym). Wskazanym może być zatem przygotowanie właściwych dokumentów uzupełniających, np. w postaci pisemnych oświadczeń kontrahenta.
4. Odrębna ewidencja
Na podstawie prowadzonej odrębnie od KPiR ewidencji, podatnik przypisuje odpowiednio do generowanych przez kwalifikowane IP przychodów koszty ich uzyskania i z wykorzystaniem tzw. wskaźnika nexus ustala finalnie wielkość dochodu podlegającą opodatkowaniu 5-proc. stawką. Co ważne, ulga rozliczana jest dopiero w zeznaniu rocznym. W ten sposób przedsiębiorca wykazuje nadpłatę, która podlega zwrotowi lub na jego wniosek zostaje zaliczona na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
Chociaż przepisy nie określają żadnego wzoru ewidencji IP Box, to można z nich w sposób jednoznaczny wyinterpretować, z jakich elementów powinna się składać. Ewidencja musi zawierać:
- zestawienie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
- wykaz kosztów wskaźnika nexus, co w przypadku samozatrudnionych programistów obejmuje wydatki poniesione na prowadzoną działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym IP.
Rejestr ww. wielkości opracowany np. w formie arkusza kalkulacyjnego excel pozwoli obliczyć tzw. kwalifikowany dochód z kwalifikowanego IP. Tylko ów „kwalifikowana” wartość opodatkowana jest preferencyjną stawką. Oblicza się ją jako iloczyn dochodu z kwalifikowanego IP i wskaźnika nexus.
Zaakcentować należy, że perspektywie ewentualnych czynności sprawdzających prowadzonych przez urząd skarbowy, weryfikacji będą podlegać zadeklarowane w ewidencji IP Box kwoty, a zwłaszcza wartości przychodów z kwalifikowanych IP. Może to dostarczać pewnych problemów, ponieważ typowe kontrakty b2b najczęściej nie rozróżniają wynagrodzenia na honorarium za przeniesienie praw autorskich do wytworzonego oprogramowania oraz pozostałe wynagrodzenie (za czynności o charakterze nietwórczym). Wskazanym może być zatem przygotowanie właściwych dokumentów uzupełniających, np. w postaci pisemnych oświadczeń kontrahenta.
5. Koszty pod wskaźnik nexus
Metodologia ustalania dochodu opodatkowanego 5% stawką oznacza konieczność obliczania wskaźnika nexus, co jest możliwe tylko pod warunkiem ponoszenia określonych kategorii wydatków, których wartości alokowane są pod odpowiednie litery wzoru. Powinny to być koszty, które podatnik poniósł ściśle w celu prowadzenia prac badawczo-rozwojowych związanych z wytworzeniem oprogramowania. Wzór wskaźnika jest tak skonstruowany, że praktycznie dla każdego samozatrudnionego programisty jego wartość będzie równa 1. W konsekwencji cały dochód z kwalifikowanego IP objęty zostanie preferencyjną 5-proc. stawką opodatkowania.
Prawodawca nie przewidział jednak sytuacji, w której podatnik prowadzi prace nad wytworzeniem oprogramowania bez ponoszenia jakichkolwiek nakładów. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w takim wypadku przedsiębiorca nie ma prawa skorzystać z ulgi IP Box, ponieważ wskaźnik równy jest zero, o czym pisaliśmy szerzej w tym artykule. Znajdziesz w nim również podpowiedzi, jakie konkretnie koszty uwzględnić do obliczenia wskaźnika nexus.
5. Koszty pod wskaźnik nexus
Metodologia ustalania dochodu opodatkowanego 5% stawką oznacza konieczność obliczania wskaźnika nexus, co jest możliwe tylko pod warunkiem ponoszenia określonych kategorii wydatków, których wartości alokowane są pod odpowiednie litery wzoru. Powinny to być koszty, które podatnik poniósł ściśle w celu prowadzenia prac badawczo-rozwojowych związanych z wytworzeniem oprogramowania. Wzór wskaźnika jest tak skonstruowany, że praktycznie dla każdego samozatrudnionego programisty jego wartość będzie równa 1. W konsekwencji cały dochód z kwalifikowanego IP objęty zostanie preferencyjną 5-proc. stawką opodatkowania.
Prawodawca nie przewidział jednak sytuacji, w której podatnik prowadzi prace nad wytworzeniem oprogramowania bez ponoszenia jakichkolwiek nakładów. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w takim wypadku przedsiębiorca nie ma prawa skorzystać z ulgi IP Box, ponieważ wskaźnik równy jest zero, o czym pisaliśmy szerzej w tym artykule. Znajdziesz w nim również podpowiedzi, jakie konkretnie koszty uwzględnić do obliczenia wskaźnika nexus.
Słowem zakończenia
Byłoby przesadą stwierdzenie, że wprowadzona w 2019 roku zachęta podatkowa dla innowatorów jest łatwym do wdrożenia i wolnym od jakiegokolwiek ryzyka instrumentem optymalizacji. Niemniej praktyczne doświadczenia zdobyte na przełomie ostatnich 3 lat i liczne, nierzadko nawet sześciocyfrowe kwoty zwrotu podatku pokazują, że znaczna większość samozatrudnionych programistów może z IP Box bezpiecznie skorzystać.
Oczywiście, z uwagi na długość terminu przedawnienia, w którym organy podatkowe mają prawo kontrolować prawidłowość rozliczeń, w środowisku nadal odczuwalna jest pewna doza niepewności. Programistom wahającym się nad skorzystaniem z IP Box nie powinien jednak umknąć fakt, że bardzo wielu beneficjentów ulgi zostało już poddanych czynnościom sprawdzającym. Wiemy zatem, czego się spodziewać i jak zminimalizować ryzyko. Wskazówki znajdziesz w artykule "Kontrola IP Box - jak się przygotować?".
Słowem zakończenia
Byłoby przesadą stwierdzenie, że wprowadzona w 2019 roku zachęta podatkowa dla innowatorów jest łatwym do wdrożenia i wolnym o jakiegokolwiek ryzyka instrumentem optymalizacji. Niemniej praktyczne doświadczenia zdobyte na przełomie ostatnich 3 lat i liczne, nierzadko nawet sześciocyfrowe kwoty zwrotu podatku pokazują, że znaczna większość samozatrudnionych programistów może z IP Box bezpiecznie skorzystać.
Oczywiście, z uwagi na długość terminu przedawnienia, w którym organy podatkowe mają prawo kontrolować prawidłowość rozliczeń, w środowisku nadal odczuwalna jest pewna doza niepewności. Programistom wahającym się nad skorzystaniem z IP Box nie powinien jednak umknąć fakt, że bardzo wielu beneficjentów ulgi zostało już poddanych czynnościom sprawdzającym. Wiemy zatem, czego się spodziewać i jak zminimalizować ryzyko. Wskazówki znajdziesz w artykule "Kontrola IP Box - jak się przygotować?".
Dołącz do pierwszej w Polsce grupy Facebook dedykowanej programistom korzystającym z IP Box.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak mądrze korzystać z IP Box, jakie konkretne rozwiązania zastosować, jak zabezpieczyć się na okoliczność ewentualnych czynności sprawdzających, sprawdź naszą ofertę.
Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez cały proces optymalizacji podatkowej, kładąc szczególny nacisk na przygotowanie do kontroli ze strony organów Krajowej Administracji Skarbowej.